Seuraavassa ohjeessa kuvataan Kvalikirstu2-ohjelman toiminta tyypillisessä tapauksessa.
Avaa käyttöohje vasemman reunan paneelista löytääksesi lisätietoja.
- Aineistokansion tulee sisältää 'data'-niminen alikansio, joka sisältää aineistotiedostot.
- Aineistokansion tulee lisäksi sisältää meFxxxx.xml-niminen aineiston kuvaus. meF-tiedoston oikea sijainti on aineistokansion juuressa.
2. Tee tarvittaessa muutoksia aineistotiedostoiden muotoon
Data-tiedostojen uudelleennimeäminen
- Uudelleennimeä tiedostot -> Nimeä tiedostot daF-formaattiin
- Yhdenmukaistaa daF-tiedostojen tiedostonimet meF-tiedostosta löytyvien tunnisteiden mukaisesti, esim. "FSD0000"-nimisen aineiston txt-tiedostojen nimiksi tulisi "daF0000_01.txt", "daF0000_02.txt" jne.
Kielikoodin lisääminen tiedostonimiin
- Uudelleennimeä tiedostot -> Määritä tiedostojen kielikoodit
- Avaa ikkunan, jossa voi merkitä kullekin tiedostolle kielikoodin. Ohjelma lisää tiedostojen nimiin merkityt kielikoodit.
- Huom! Nimeä tiedostot ensin daF-formaattiin, ja lisää kielikoodit vasta tämän jälkeen.
Aineistotiedostojen muuntaminen Kvalikirstun tukemaan muotoon
- Muunna -> TXT enkoodaus
- Muunna -> TXT/UTF-8
- Muunna -> ODT/UTF-8
- Mikäli tekstiaineisto on muussa kuin UTF-8 enkoodatussa .txt/.odt muodossa, tiedostot tulee muuntaa tämän toiminnon avulla.
Viittausvaatimuksen lisääminen
- Lisää tekstiä -> Lisää viittausvaatimus
- Lisää viittausvaatimustekstin jokaisen daF-tiedoston alkuun, mikäli se puuttuu.
Vapaan tekstin lisääminen daF-tiedostoihin
- Lisää tekstiä -> Lisää tekstiä
- Lisää vapaata tekstiä jokaisen daF-tiedoston alkuun. Tämän toiminnon avulla voi esimerkiksi lisätä otsakekentät tiedostoihin, mikäli ne puuttuvat.
Etsi-ja-korvaa toiminto
- Lisää tekstiä -> Korvaa tekstiä
- Etsii 'Alkuperäinen teksti' kenttään syötettyä tekstiä datatiedostoista ja korvaa kaikki löytyneet kohdat 'Uusi teksti' kenttään syötetyllä tekstillä.
Otsakelistan luominen
- Luo otsakelista
- Mikäli aineisto ei sisällä tekstitiedostoja, tämän toiminnon avulla voidaan lisätä taustatieto-otsakkeet.
- HUOM! Tämä toiminto ei toistaiseksi ole käytössä aineistoille, joissa on sekä teksti- että muita tiedostoja.
Taustatieto-otsakkeiden ja niiden arvojen muokkaus
- Tallenna -> Tallenna muutokset datatiedostoihin
- Aineiston valinnan jälkeen ohjelma listaa automaattisesti tunnistetut otsakkeet otsakelistaan. Mikäli aineisto on muussa kuin tekstimuodossa, otsakkeet poimitaan luodusta otsakelistasta.
- Otsaketta voidaan muokata klikkaamalla otsaketta kahdesti. Muutos vahvistetaan painamalla Enter tai valitsemalla jokin muu rivi.
- Taustatietoihin voi tehdä muutoksia valitsemalla haluttu otsakerivi ja vasemmassa laidassa sijaitsevasta työkalupalkista Taustatiedot.
- Muutokset kirjoitetaan lähdetiedostoihin valitsemalla Tallenna -> Tallenna muutokset datatiedostoihin. Muussa tapauksessa muutokset näkyvät ainoastaan hakemistossa (hakemiston luonnin/päivityksen jälkeen).
- HUOM! Päivämäärät taustatiedoissa tulee olla muodossa DDMMYYYY (esim. 16.03.1990 tai 1/5/2017), jotta hakemiston sarakkeiden järjestäminen päivämäärän mukaan toimii oikein.
Välitallennus
- Tallenna -> Tallenna muutokset väliaikaistiedostoihin
- Tämän toiminnon avulla voit tehdä välitallennuksen, mikäli haluat jatkaa työtä myöhemmin. Toiminto tallentaa muutokset väliaikaistiedostoihin, jotta muutokset eivät katoa, vaikkei niitä kirjoiteta datatiedostoihin.
Otsakkeet hakemistotiedostossa
- Otsakkeen näkyvyys hakemistotiedostossa:
- Vasen työkalupalkki -> Valitse otsakkeet
- Valitse yksi tai useampi otsakerivi listasta ja aseta valituille otsakkeille tyyppi painikkeella Valitse otsakkeet.
- Otsakkeella on neljä mahdollista tyyppiä:
- Näytä: Rivi on otsake ja näytetään hakemistotiedostossa.
- Piilota: Rivi on otsake, mutta sitä ei näytetä hakemistotiedostossa.
- Ei otsake: Rivi ei ole otsake, se on virheellisesti tunnistettu otsakkeeksi.
- daF-otsake: Rivi kertoo datatiedoston polun. daF-otsakkeita voi olla merkittynä korkeintaan yksi. Ei tarvitse merkitä, jos kohteisiin ei liity erillisiä datatiedostoja.
- Ei otsake-tyyppiset rivit voidaan piilottaa/näyttää listasta painikkeella Näytä/Piilota ei otsakkeet. Tämä ei vaikuta hakemistotiedostoon - Ei otsake-rivit eivät koskaan tule hakemistoon.
- Sarakkeen tasaus hakemistotiedostossa
- Vasen työkalupalkki -> Tasaa
- Valitse yksi tai useampi otsakerivi listasta ja aseta valituden otsakkeiden tasaus painikkeella Tasaa. Valittuja otsakkeita vastaavien sarakkeiden sisältö hakemistotiedossa tasataan asetuksen mukaan.
- Otsakkeiden järjestys hakemistotiedostossa
- Vasen työkalupalkki -> Otsakkeiden järjestys
- Otsakkeiden järjestäminen asetetaan päälle tai pois päältä painikkeella Otsakkeiden järjestys (Oletuksena pois päältä)
- Otsakkeiden keskinäistä järjestystä voi vaihtaa valitsemalla ensin otsakerivi ja siirtämällä sitä sitten nuolinäppäimien avulla. Otsakkeet näkyvät hakemistotiedostossa samassa järjestyksessä kuin listassa.
- Ohjelman generoimat otsakkeet
- Harmaalla näkyvät otsakkeet (mm. daF, Folder) ovat ohjelman generoimia otsakkeita. Niitä ei voi muokata, mutta ne voidaan näyttää tai piilottaa hakemistotiedostosta.
- Vasemman laidan työkalupalkin Näytä/Piilota vakio-otsakkeet-painikkeesta voit piilottaa kaikki ohjelman generoimat otsakkeet otsakelistasta. Huomaa, että piilotus listasta ei vaikuta hakemistoon, joten halutessasi näyttää tai piilottaa kyseisen sarakkeen hakemistosta, tulee sen tyyppiä vaihtaa ("Valitse otsakkeet").
Hakemiston kieli
- Hakemiston kieli-painikkeella voit valita hakemiston kielen saatavilla olevista käännöksistä.
Hakemiston luominen / päivitys
- Luo hakemisto / Päivitä hakemisto-painike aloittaa hakemiston luonnin.
- Hakemistotiedoston luonnin yhteydessä luodaan väliaikaistiedostot. Väliaikaistiedostojen luonnissa voi syntyä virheitä esim. puuttuvien rivinvaihtojen vuoksi.
- Virheet korjataan tekemällä tarvittavat muutokset tiedostoon. Lisätietoja kohdassa Virheistä palautuminen.
Avaa hakemistotiedosto
- Voit avata viimeksi luodun hakemiston painikkeella Avaa hakemisto.
- Toista kohdat 3-4, kunnes hakemistotiedoston ulkoasu on halutunlainen.
5. Lähdetiedostoihin tehtyjen muutosten peruutus
- Kvalikirstu tekee varmuuskopioita aineisto- ja väliaikaistiedostoista aineistokansion backup-kansioon. Mikäli haluat peruuttaa lähdetiedostoihin tehdyt muutokset, voit palauttaa varmuuskopion.
- Painikkeesta Palauta varmuuskopio avautuu lista varmuuskopioita, jotka on nimetty luomisajan mukaan. Valitse listasta palautettava versio.
- Backup-kansion voi poistaa, mikäli varmuuskopioita ei enää tarvita.
6. Hakemiston paketointi
- Aineistokansiosta voidaan halutessa poistaa 'temp'- ja
'backup'-kansiot ennen paketointia, niiden sisältämät tiedostot eivät vaikuta hakemiston toimintaan.