Tekstimuotoisiin aineistotiedostoihin voidaan lisätä meF-tiedostossa määritelty viittausvaatimus painikkeella "Lisää tekstiä -> Lisää viittausvaatimus". Viittausvaatimus kirjoitetaan daF-tiedostojen ensimmäisellä riville, mikäli viittausvaatimusta ei vielä ole.
HUOM! Mikäli tiedostossa on jo olemassa viittausvaatimus, joka poikkeaa meF:ssä määritellystä viittausvaatimuksesta, kirjoittaa Kvalikirstu vanhan viittausvaatimuksen lisäksi uuden. Tilanteen voi korjata käyttämällä etsi-ja-korvaa toimintoa (Alkuperäinen teksti: vanha viittausvaatimus, Uusi teksti: tyhjä kenttä).
Tekstimuotoisiin aineistotiedostoihin voidaan lisätä vapaata tekstiä toiminnolla "Lisää tekstiä -> Lisää tekstiä". Teksti kirjoitetaan tiedoston alkuun, joten mikäli halutaan esimerkiksi lisätä tiedostoihin puuttuvat otsakekentät, tulee ennen tekstin lisäystä poistaa viittausvaatimus etsi-ja-korvaa toiminnon avulla ja lopuksi luoda viittausvaatimus uudelleen.
Etsi-ja-korvaa toiminto ("Lisää tekstiä -> Korvaa tekstiä") etsii 'Alkuperäinen teksti'-kenttään syötettyä tekstiä kaikista tiedostoissa ja korvaa kaikki löytyneet kohdat 'Uusi teksti'-kenttään syötetyllä tekstillä.
Mikäli aineisto ei sisällä tekstitiedostoja, voidaan sille lisätä taustatieto-otsakkeet.
Aineiston valinnan jälkeen valitse Luo otsakelista. Avautuu teksti-ikkuna, johon kirjoitetaan aineiston otsakkeet. Kirjoita kukin otsake omalle rivilleen ilman kaksoispistettä.
Kullekin havaintokohteelle tehdään otsakekappale tekstitiedostoon, joka on samankaltainen kuin normaali .txt pohjainen aineistotiedosto. Kuhunkin havaintokohteeseen liittyvät tiedot täytetään luotuun .txt-tiedostoon. Otsakekappaleeseen tulee myös otsake Datatiedosto, joka määrittelee datatiedoston sijainnin. Sijainti ilmoitetaan suhteessa tekstitiedoston kansioon, varmaankin helpointa laittaa vain kuvat samaan kansioon .txt-tiedostojen kanssa, jolloin ei voi tapahtua sekaannusta.
Otetaan esimerkiksi kuvitteellinen aineisto, jossa havaintokohteina on kolme kuvaa, jossa on jotain metatietoa.
Aineisto on valittu, ja se on alustettu otsakkein "Nimi", "Kamera", "Objektiivi" ja "Kuvaus". Luotuun tiedostoon on täydennetty kuhunkin kuvaan liittyvät tiedot.
Tällöin tekstitiedoston data-kansiossa pitäisi näyttää tämän kaltaiselta:
Kvalikirstu listaa automaattisesti aineistosta tunnistetut otsakkeet otsakelistaan. Mikäli otsakkeen kirjoitusasu ei ole yhtenäinen kaikissa tiedostoissa (esim. "sukupuoli", "Sukupuoli"), nämä otsakkeet näkyvät omina sarakkeinaan hakemistossa. Jos nämä otsakkeet halutaan esittää yhdessä sarakkeessa, tulee otsakkeiden kirjoitusasu muokata yhtenäiseksi. Tekstin muokkaustila aktivoituu klikkaamalla muokattavaa otsaketta kahdesti. Tee muutos ja vahvista se painamalla Enter tai klikkaamalla aluetta otsakerivin ulkopuolella.
Myös otsakkeeseen liittyviä taustatietoja voidaan muokata. Otsakkeeseen liittyvät taustatiedot saa esiin valitsemalla ensin otsakkeen ja sitten vasemman laidan työkalupalkista painikkeen Taustatiedot. Ikkunan saa esiin myös valitsemalla hiiren oikealla painikkeella haluttu otsake ja avautuvasta valikosta "Muokkaa taustatietoja". Taustatietoja muokataan samaan tapaan kuin otsakkeita: muokattavaa riviä napautetaan kahdesti. Voit tehdä muutoksia useampaan riviin valitsemalla muokattavat rivit ja sitten hiiren oikealla painikkeella avautuvasta valikosta "Anna uusi arvo kaikille valituille".
Otsakkeisiin ja taustatietoihin tehtyjä muutoksia ei oletusarvoisesti kirjoiteta lähdetiedostoihin, vaan muutokset näkyvät ainoastaan hakemistossa. Mikäli halutaan kirjoittaa muutokset lähdetiedostoon, tulee valita "Tallenna -> Tallenna muutokset datatiedostoihin". Kvalikirstulla ei voi muokata tietyn yksittäisen tiedoston taustatietoja, vaan muutos koskee kaikkia tiedostoja, missä kyseinen otsake esiintyy.
HUOM! Päivämäärät taustatiedoissa tulee olla muodossa DDMMYYYY (esim. 16.03.1990 tai 1/5/2017), jotta hakemiston sarakkeiden järjestäminen päivämäärän mukaan toimii oikein.